Ein Beleg allein belegt noch nichts

Die morgendliche Sonne verspricht einen netten Tag. Keine Staus bei der Anfahrt, keine durchgehend roten Ampeln! Perfekt! Jetzt sollten mir nur unsere lieben Kunden bei den Zahlungen der Rechnungen keinen Strich durch diesen Tag, der so schön zu werden verspricht, machen.

Aber ich habe mich zu früh gefreut. Bereits beim ersten Auszugsblatt - wir haben davon zwischen 10 und 20 pro Tag – finde ich eine Zahlung über 13,90 € mit dem Vermerk „Fachliteratur“. Das ist so nicht zu zuordnen.

Also steht wieder einmal eine große Recherche an. In der Buchhaltung muss jeder Betrag zugeordnet sein, ansonsten stimmen die Buchhaltungskonten nicht überein und das würde das Finanzamt nicht akzeptieren. Das ist eines der weniger bekannten Naturgesetze. Oder: keine Buchung ohne Beleg – wie es mir in meiner Lehrzeit eingetrichtert wurde. Die große Frage ist also: Was könnte der Kunde bezahlt haben?

So begebe ich mich denn auf die Suche nach dem passenden Beleg. Im Buchhaltungsprogramm ist ohne Angabe der Rechnungsnummer oder Kundennummer nichts zu finden. Somit folgt die Suche nach alter Manier: den Ordner zur Hand nehmen und alle Rechnungen (ca. 400 - 500 Stück) durchblättern, um vielleicht hier auf diesen Betrag zu stoßen. Aber leider auch hier: Fehlanzeige.

Wenn also der Kernbereich der Verlagskunden nichts hergibt, dann muss das abzusuchende Terrain erweitert werden. Die nächste Möglichkeit der Recherche betrifft unser Tochterunternehmen, die Auer & Ohler GmbH. Vielleicht ging die Zahlung ja für diese Firma ein (das wäre nicht das erste Mal, dass Auer & Ohler mit Carl-Auer Verlag verwechselt wird. Wir gehören zusammen, leben aber getrennt, zumindest was die Buchführung angeht). Aber auch hier im Buchhaltungsprogramm kein Erfolg. Weiter zum Rechungsordner … und … endlich … juchhu, nach ca. einer 1/2 Stunde Recherche habe ich die dazugehörige Rechnung gefunden!

Immerhin, aber jetzt muss dieser Betrag von der Firma Auer & Ohler GmbH zum Carl-Auer-Verlag zurücküberwiesen werden, so dass die Rechnung ausgeglichen werden kann.

So kann es schon mal passieren, dass ein Kunde eine Mahnung erhält, obwohl er schon lange bezahlt hat. Der Betrag war eben nicht zuzuordnen bzw. tauchte bei uns auf dem Konto überhaupt nicht auf und somit steht die Rechnung bei uns immer noch offen.

Aber ich habe Glück heute. Das war der einzige Ausreißer.

Bitte, liebes Tagebuch, sage doch unseren geschätzten Kunden: Wenn der Name des Kunden, die Kundennummer und die Rechnungs- bzw. Belegnummer mit angegeben werden, dann können Überweisungen am Besten zugeordnet werden. Und dann hätte ich viel mehr schöne Tage, auch ohne Sonne und grüner Welle.

Elvira Schwebler